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Salaire, droit du salarié, paye des employés et salariés
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Sommaire
En bref : ce que vous devez retenir sur les frais professionnels
Définition des frais professionnels
Remboursement obligatoire, modalités et délais de remboursement
Frais professionnels : repas, transport, grands déplacements, mobilité professionnelle, télétravail, utilisation NTIC
Frais professionnels, charges sociales et bulletin de paie

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Obligation de remboursement par l’employeur des frais professionnels

Principe : remboursement obligatoire

Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération.

Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance, ce qui dans les faits ne fait pas obstacle au principe de remboursement puisque la somme forfaitaire doit couvrir les frais engagés par le salarié.

En pratique le contrat de travail doit alors prévoir précisément la somme forfaitaire représentant les frais professionnels.

Exemple: si le salarié est payé sous forme de commissions son contrat de travail doit indiquer la part des commissions représentant le salaire et la part des commissions représentant les frais professionnels. Si le contrat se contente de prévoir sans autres précisions, le versement de commissions « exclusives de tout remboursement de frais », alors le salarié est en droit de demander le remboursement de ses frais professionnels .

Demande de remboursement de frais professionnels

Jurisprudence

cass. soc. 10-11-2004 n° 02-41881

La clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est nulle !

Jurisprudence

cass. soc. 25-03-2010 n° 08-43156

Modalités de remboursement

Il existe 2 possibilités pour l’employeur de procéder au remboursement des frais professionnels : au réel ou au forfait.

Remboursement au réel

Le remboursement des dépenses se fera sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, cette indemnisation se fera donc sur présentation de justificatifs.

Dans les cas suivants, le remboursement des frais professionnels doit obligatoirement se faire sur la base des dépenses réellement engagées :

  • pour les frais engagés par le salarié en situation de télétravail
  • pour les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles en vue de l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de la sécurité sociale
  • pour les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires situés outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre

Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

Le remboursement des dépenses se fera par le versement d’allocations forfaitaires. Dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans présentation de justificatif.

Dans les cas suivants l’employeur peut indemniser le salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires :

  • frais de repas au restaurant
  • frais de restauration sur le lieu de travail
  • frais de repas hors des locaux de l’entreprise
  • frais kilométriques
  • frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés outre-mer et à l’étranger
  • frais destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif
  • frais destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle

Absence de dispositions sur le remboursement des frais = remboursement au réel

A défaut de disposition dans la convention collective ou dans le contrat de travail relative à la prise en charge des frais professionnels, l'employeur ne peut fixer unilatéralement les remboursements des frais de déplacement à un montant inférieur à leur coût réel.

Dans ce cas, le salarié pourrait demander un complément de remboursement des frais.

Jurisprudence

cass. soc. 23-09-2009 n° 07-44477

Délai pour se faire rembourser des frais professionnels

Un salarié dispose de 5 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels afin de se les faire rembourser.

Cependant un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement (il peut par exemple fixer un délai de 2 mois), ainsi il ne sera pas obligé de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'a pas respecté ce délai.

Code du travail

Art. L. 3245-1

Jurisprudence

cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836



 




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