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Lettre de réclamation de remboursement de frais professionnels

modèle lettre

juriste

Modèle lettre Quand l'utiliser ? Ce modèle de lettre est à utiliser lorsque vous avez engagé des frais professionnels mais que votre employeur ne vous les a pas remboursé. Vous décidez alors de lui en demander le remboursement.

Ce que prévoit la loi : Les frais qu'un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle dans l'intérêt de l'employeur, doivent lui être remboursés.

Il peut cependant être prévu dans le contrat de travail du salarié que ce dernier conserve la charge des frais moyennant le versement d'une somme forfaitaire et à la condition que la rémunération hors frais professionnels soit au moins égale au SMIC ou au salaire minimum conventionnel.

Ainsi toute clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est illégale.

Le salarié dispose de 5 ans pour réclamer le remboursement de ses frais professionnels à son employeur.

Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés sur la base des frais réellement engagés pour les frais liés :

  • à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
  • au déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • au télétravail

Les frais professionnels peuvent être remboursés par des indemnités forfaitaires pour les frais :

  • kilométriques, quand le salarié est obligé d’utiliser son propre véhicule
  • de repas au restaurant, quand le salarié est en déplacement professionnel et qu’il est empêché de regagner son domicile
  • de restauration sur le lieu de travail
  • de repas hors des locaux de l’entreprise

Formalités : La lettre de réclamation doit être présentée à l’employeur par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

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